Nếu doanh nghiệp đang muốn làm website nhưng chưa biết cần chức năng website nào, bạn không nhất thiết phải tự lập một danh sách kỹ thuật hoàn chỉnh trước khi liên hệ đơn vị thiết kế. Chức năng website nên được xác định từ mục tiêu kinh doanh, cách khách hàng tương tác và quy trình vận hành thực tế, thay vì lựa chọn theo một danh sách tính năng có sẵn.
Điều doanh nghiệp cần chuẩn bị trước tiên không phải là biết tên từng tính năng, mà là mô tả rõ mình muốn website giúp giải quyết công việc gì. Từ những thông tin đó, quá trình tư vấn chọn chức năng website và khảo sát nghiệp vụ mới có cơ sở để xác định đâu là chức năng cần thiết, đâu là phần có thể triển khai sau và đâu là tính năng chưa thực sự phù hợp.
Chưa Biết Chức Năng Website Có Phải Là Vấn Đề Không?
Không. Đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ lần đầu xây dựng website, việc chưa biết chính xác cần những chức năng nào là tình huống bình thường. Doanh nghiệp hiểu hoạt động kinh doanh của mình, còn đơn vị triển khai có nhiệm vụ chuyển nhu cầu đó thành cấu trúc trang, luồng thao tác và chức năng phù hợp.
Ví dụ, một doanh nghiệp cung cấp thiết bị công nghiệp có thể chưa biết mình cần form RFQ hay hệ thống quản lý yêu cầu báo giá. Họ chỉ cần mô tả rằng khách hàng thường xem thông số sản phẩm, lựa chọn mặt hàng rồi gửi thông tin để bộ phận kinh doanh báo giá. Đây đã là cơ sở để xem xét chức năng tương ứng.
Vì vậy, khi chưa biết cần chức năng website nào, điều nên tránh là sao chép toàn bộ tính năng của website khác rồi xem đó là yêu cầu bắt buộc. Hai doanh nghiệp cùng ngành vẫn có thể có quy trình bán hàng, đội ngũ quản trị và cách tiếp nhận khách hàng khác nhau.
Thay Vì Liệt Kê Chức Năng, Doanh Nghiệp Nên Mô Tả Điều Gì?
Một buổi tư vấn chọn chức năng website hiệu quả nên bắt đầu từ tình huống kinh doanh thực tế, không phải từ câu hỏi doanh nghiệp muốn bao nhiêu module. Khi mục tiêu, người sử dụng và cách xử lý công việc được mô tả rõ, việc xác định phạm vi chức năng sẽ có cơ sở hơn.
Mục Tiêu Website
Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: website được xây dựng chủ yếu để làm gì? Một website giới thiệu năng lực doanh nghiệp sẽ có cách ưu tiên nội dung khác website bán hàng, website catalog kỹ thuật hoặc website tập trung thu thập yêu cầu báo giá.
Khi mục tiêu chưa rõ, doanh nghiệp dễ yêu cầu nhiều tính năng nhưng không xác định được chức năng nào thực sự hỗ trợ kết quả mong muốn.
Nếu doanh nghiệp vẫn chưa phân biệt rõ website dùng để giới thiệu năng lực, bán hàng hay thu thập khách hàng tiềm năng, hãy bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu website doanh nghiệp. Đây là cơ sở để quyết định những trang nội dung, chức năng và hành động nào cần được ưu tiên.
Hành Động Mong Muốn Từ Khách Hàng
Doanh nghiệp nên xác định khách truy cập cần làm gì sau khi xem nội dung: gọi điện, gửi form, yêu cầu báo giá, tải tài liệu, đăng ký tư vấn hay đặt hàng.
Hành động mong muốn ảnh hưởng trực tiếp đến cách xây dựng menu, trang sản phẩm, nút liên hệ và biểu mẫu. Một website phục vụ bán hàng B2B thường cần luồng tiếp nhận yêu cầu khác website bán lẻ thanh toán trực tuyến.
Quy Trình Hiện Tại Của Doanh Nghiệp
Đây là phần quan trọng của quá trình khảo sát nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần mô tả cách một yêu cầu được xử lý từ lúc khách liên hệ đến khi nhân viên tiếp nhận, báo giá và chăm sóc tiếp theo.
Nếu khách đang gửi thông tin qua nhiều kênh và nhân viên phải nhập lại dữ liệu, website có thể cần chuẩn hóa biểu mẫu hoặc xem xét kết nối với hệ thống quản lý hiện có. Ngược lại, nếu nhu cầu đơn giản, một quy trình tiếp nhận gọn nhẹ có thể phù hợp hơn hệ thống phức tạp.
Người Sẽ Quản Trị Website
Một chức năng chỉ hữu ích khi đội ngũ có thể vận hành. Cần xác định ai sẽ đăng bài, cập nhật sản phẩm, nhận thông báo từ form, chỉnh sửa thông tin và quản lý tài khoản.
Nếu nhiều phòng ban cùng sử dụng website, phân quyền quản trị có thể quan trọng. Nếu chỉ có một nhân sự phụ trách, giao diện quản lý đơn giản và dễ thao tác thường cần được ưu tiên hơn.
Các Hệ Thống Cần Kết Nối
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng CRM, phần mềm bán hàng, hệ thống quản lý nội bộ, email marketing hoặc nền tảng khác, nên cung cấp thông tin này ngay từ đầu.
Không phải hệ thống nào cũng cần tích hợp trực tiếp. Việc sử dụng API hay phương án trao đổi dữ liệu đơn giản hơn cần được đánh giá dựa trên nhu cầu, khả năng kết nối và nguồn lực vận hành.
Nếu đang ở bước xác định nhu cầu, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ thiết kế website theo yêu cầu để tìm hiểu cách xây dựng giao diện, cấu trúc nội dung và chức năng phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế.
Từ Nhu Cầu Thực Tế Đến Chức Năng Website Như Thế Nào?
Chức năng là phương tiện giải quyết một nhu cầu cụ thể. Khi doanh nghiệp mô tả được tình huống thực tế, đơn vị tư vấn có thể đề xuất giải pháp phù hợp thay vì mặc định đưa tất cả module vào phạm vi triển khai.
| Nhu Cầu Thực Tế | Chức Năng Có Thể Xem Xét | Ý Nghĩa Khi Vận Hành |
|---|---|---|
| Khách cần gửi nhu cầu để sales báo giá | Form yêu cầu báo giá | Giúp sales nhận thông tin có cấu trúc thay vì phải hỏi lại nhiều lần |
| Doanh nghiệp có nhiều sản phẩm kỹ thuật | Catalog, bộ lọc, trang chi tiết sản phẩm | Giúp khách tự tìm thông số và tài liệu trước khi liên hệ |
| Nhiều nhân sự cùng cập nhật nội dung | Phân quyền tài khoản quản trị | Phân chia trách nhiệm và hạn chế việc dùng chung tài khoản |
| Lead cần chuyển sang hệ thống bán hàng | Tích hợp CRM/API khi phù hợp | Giảm thao tác nhập lại dữ liệu nếu quy trình cần kết nối |
| Khách thường yêu cầu tài liệu kỹ thuật | Khu vực tài liệu tải xuống | Giúp khách tiếp cận thông tin sản phẩm chủ động hơn |
Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất cần website giới thiệu các dòng thiết bị, hiển thị thông số kỹ thuật và cho phép khách hàng gửi yêu cầu báo giá. Website lúc này có thể ưu tiên catalog, trang chi tiết sản phẩm, tài liệu tải xuống và form liên hệ với bộ phận kinh doanh thay vì xây dựng ngay một hệ thống mua hàng trực tuyến phức tạp.
Với doanh nghiệp B2B, việc chọn tính năng website theo quy trình bán hàng giúp xác định website cần hỗ trợ bộ phận kinh doanh ở bước nào, từ tiếp nhận yêu cầu báo giá, cung cấp tài liệu đến chuyển thông tin khách hàng cho nhân sự phụ trách. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể ưu tiên chức năng dựa trên công việc thực tế thay vì lựa chọn theo danh sách có sẵn.
Các chức năng trong ví dụ chỉ là phương án tham khảo. Phạm vi thực tế cần được đánh giá sau khi làm rõ cách doanh nghiệp xử lý yêu cầu, loại dữ liệu cần lưu trữ và năng lực vận hành website sau bàn giao.
Quy Trình Tư Vấn Chức Năng Website Nên Diễn Ra Như Thế Nào?
Một quy trình tư vấn hợp lý nên đi từ bài toán kinh doanh đến phạm vi chức năng. Làm theo chiều ngược lại, tức chọn hàng loạt module rồi mới tìm cách sử dụng, thường khiến doanh nghiệp khó phân biệt nhu cầu bắt buộc và những tính năng chỉ mang tính bổ sung.
- Làm rõ mục tiêu: xác định website phục vụ giới thiệu năng lực, bán hàng, catalog, tạo khách hàng tiềm năng hay một mục tiêu khác.
- Khảo sát nghiệp vụ: tìm hiểu cách khách hàng, sales, marketing và nhân sự quản trị đang xử lý công việc.
- Xác định luồng sử dụng: người dùng truy cập vào đâu, cần xem thông tin gì và thực hiện hành động nào.
- Đề xuất chức năng: giải thích mỗi chức năng phục vụ nhu cầu gì và mức độ ưu tiên ra sao.
- Chốt phạm vi: thống nhất chức năng cần triển khai, dữ liệu đầu vào, phần có thể phát triển sau và tiêu chí nghiệm thu.
Khi phạm vi được xác định, doanh nghiệp nên yêu cầu tài liệu mô tả chức năng hoặc các màn hình dự kiến. Tài liệu này giúp hai bên thống nhất cách website hoạt động, tránh việc cùng một tên chức năng nhưng lại hiểu khác nhau về khả năng xử lý.
.png "Kiểm tra hoàn thiện dự án website doanh nghiệp")
Khi nhu cầu và phạm vi chức năng được xác định rõ, đơn vị triển khai mới có cơ sở đánh giá khối lượng công việc và xây dựng phương án báo giá. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm vì sao cần tư vấn website trước khi báo giá để tránh lựa chọn giải pháp chỉ dựa trên chi phí ban đầu.
Những Chức Năng Nào Không Nên Thêm Chỉ Vì “Website Khác Có”?
Không phải website càng nhiều chức năng thì càng phù hợp. Một chức năng không gắn với nhu cầu sử dụng có thể làm tăng phạm vi triển khai, phát sinh công việc quản trị hoặc khiến giao diện phức tạp mà không đem lại giá trị tương xứng.
- Không nên thêm tài khoản thành viên nếu doanh nghiệp không có nghiệp vụ cần người dùng đăng nhập.
- Không nhất thiết tích hợp CRM nếu quy trình hiện tại chưa cần đồng bộ dữ liệu tự động.
- Không nên xây bộ lọc phức tạp khi danh mục sản phẩm ít và khách có thể tìm thông tin bằng cấu trúc đơn giản hơn.
- Không cần hệ thống đặt hàng trực tuyến đầy đủ nếu mô hình thực tế chủ yếu là tiếp nhận yêu cầu báo giá B2B.
- Không nên sao chép tính năng của đối thủ khi chưa hiểu chức năng đó phục vụ quy trình nào.
Một nguyên tắc dễ áp dụng là mỗi chức năng nên trả lời được ba câu hỏi: ai sử dụng, sử dụng để làm gì và sau thao tác đó dữ liệu hoặc công việc sẽ được xử lý như thế nào.
Doanh Nghiệp Nên Chuẩn Bị Gì Trước Buổi Tư Vấn?
Khi chưa biết cần chức năng website nào, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị thông tin ở mức mình đang hiểu. Không cần biến buổi trao đổi ban đầu thành một tài liệu kỹ thuật hoàn chỉnh.
- Mục tiêu chính khi xây dựng website.
- Nhóm khách hàng website cần phục vụ.
- Sản phẩm, dịch vụ hoặc nhóm nội dung cần giới thiệu.
- Cách khách hàng đang liên hệ, đặt hàng hoặc yêu cầu báo giá.
- Quy trình bộ phận kinh doanh xử lý yêu cầu.
- Người hoặc bộ phận sẽ quản trị website.
- Các hệ thống hiện có nếu doanh nghiệp muốn kết nối.
- Một vài website tham khảo và lý do thích hoặc không thích cách bố trí đó.
Thông tin càng gắn với hoạt động thực tế thì quá trình tư vấn chọn chức năng website càng có giá trị. Ngược lại, một danh sách dài tên module nhưng không có bối cảnh sử dụng thường chưa đủ để đưa ra giải pháp phù hợp.
Khi Nào Nên Chọn Website Thiết Kế Theo Yêu Cầu?
Thiết kế website theo yêu cầu đáng cân nhắc khi doanh nghiệp cần cấu trúc, giao diện hoặc chức năng gắn với quy trình riêng; cần trình bày sản phẩm, dịch vụ theo cách đặc thù; hoặc cần chuẩn bị nền tảng cho các kết nối và phân quyền mà giải pháp có sẵn không đáp ứng phù hợp.
Giá trị không nằm ở việc lập trình càng nhiều chức năng riêng càng tốt. Điều quan trọng hơn là xác định đúng phần cần tùy chỉnh và giữ các phần còn lại đủ đơn giản để doanh nghiệp có thể vận hành, cập nhật và phát triển về sau.
Nếu doanh nghiệp mới có ý tưởng nhưng chưa hình dung rõ cấu trúc và chức năng, có thể liên hệ 3B Tech để trao đổi nhu cầu ban đầu. Việc mô tả mục tiêu, khách hàng và quy trình hiện tại sẽ giúp buổi tư vấn có cơ sở cụ thể hơn.
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ 3B
Địa chỉ: 45/18 đường Thạnh Lộc 28, Khu phố 49, Phường An Phú Đông, TP.HCM
Hotline: 0902 700 057
Website chính thức: https://3btech.vn/
Câu Hỏi Thường Gặp
Chưa Biết Website Cần Chức Năng Gì Thì Có Thể Liên Hệ Tư Vấn Không?
Có. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ mục tiêu, sản phẩm hoặc dịch vụ, khách hàng và cách đang xử lý công việc. Quá trình tư vấn chọn chức năng website sẽ sử dụng những thông tin này để xác định các chức năng cần xem xét.
Có Cần Tự Viết Danh Sách Chức Năng Trước Khi Xin Báo Giá Không?
Không bắt buộc. Nếu doanh nghiệp chưa có yêu cầu chức năng rõ, nên mô tả mục tiêu và quy trình trước. Báo giá sẽ có cơ sở hơn khi phạm vi triển khai được thống nhất.
Khảo Sát Nghiệp Vụ Website Là Gì?
Khảo sát nghiệp vụ là quá trình tìm hiểu cách doanh nghiệp tiếp nhận khách hàng, xử lý thông tin, bán hàng, quản lý nội dung và phối hợp giữa các bộ phận. Mục tiêu là xác định website nên hỗ trợ phần nào trong quy trình đó.
Có Nên Làm Tất Cả Chức Năng Ngay Từ Đầu Không?
Không nhất thiết. Doanh nghiệp nên ưu tiên chức năng phục vụ mục tiêu và quy trình cần thiết trước. Những phần chưa có nhu cầu rõ có thể xem xét ở giai đoạn tiếp theo nếu kiến trúc website cho phép mở rộng phù hợp.
3B Tech Có Thể Tư Vấn Khi Doanh Nghiệp Chỉ Mới Có Ý Tưởng Website Không?
Doanh nghiệp có thể liên hệ 3B Tech để trao đổi nhu cầu ban đầu. Nên cung cấp mục tiêu website, nhóm khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, cách tiếp nhận yêu cầu và những vấn đề muốn website hỗ trợ.
